В хранително-вкусовата промишленост (ХВП) външните одити по стандарти като IFS, BRCGS, FSSC 22000 и ISO са неизбежна част от управлението на качеството и безопасността на храните. Несъответствията, установени по време на одит, могат да доведат до забавяне на сертификацията, финансови загуби и влошаване на имиджа на компанията.

Добрата новина е, че с правилния подход рискът от проблеми може значително да бъде намален.

В тази статия ще разгледаме основните стъпки за минимизиране на несъответствията по време на одити.

1. Провеждайте регулярни вътрешни одити

Вътрешните одити са първата линия на защита срещу пропуски. Те трябва да бъдат провеждани системно, а не само непосредствено преди външен одит. Добре планираният вътрешен одит:

• Идентифицира слабости в процесите;
• Позволява навременно коригиране на несъответствия;
• Подготвя екипа за реалната динамика на външния одит.

Съвет: Използвайте чеклистите на стандартите, по които сте сертифицирани (IFS, BRC, FSSC), и актуализирайте вътрешните одитни въпроси спрямо последните версии на стандартите.

Научете повече за подготовката за сертификация тук.

2. Управлявайте ефективно документацията

Документите и записите са един от най-често срещаните източници на несъответствия.

• Поддържайте актуални процедури, инструкции и формуляри;
• Осигурете правилното архивиране и лесен достъп до всички записи;
• Обучете екипа за правилното попълване на дневници, формуляри и отчети.

Пример: Ако HACCP планът ви не е ревизиран след промени в производството, това почти гарантира несъответствие.

Вижте нашата услуга за HACCP системи и анализ на опасностите.

3. Инвестирайте в обучения и мотивация на персонала

Често причината за несъответствия не е в системата, а в нейното прилагане от хората.

• Провеждайте регулярни обучения по GMP (Добри производствени практики), HACCP и специфичните стандарти;
• Разяснявайте на служителите защо всяко изискване е важно за качеството и безопасността на продуктите;
• Въвеждайте кратки тестове след обученията, за да измервате разбирането.

Практически съвет: Обученията не трябва да са само формалност — включвайте примери от реалната работа и реални казуси.

4. Мониторинг на производствените данни в реално време

Софтуерите за мониторинг на ефективността на оборудването (като OEE системи) могат да дават много ранни сигнали за отклонения.

• Следете в реално време ключови показатели като брой спрени линии, причините за спиранията, дефектни продукти;
• Анализирайте трендове и вземайте превантивни мерки преди одита.

Автоматизираните системи за мониторинг спестяват време и намаляват риска от субективни оценки.

Научете повече за нашия ОЕЕ софтуер.

5. Провеждайте пробни одити с външни консултанти

Наемането на независим консултант за симулиран одит е инвестиция, която може да ви спести много главоболия.

• Ще получите обективна оценка на състоянието на системите ви;
• Ще видите одиторската гледна точка;
• Ще получите практически препоръки за подобрение.

Важно: Избирайте консултанти с реален опит като одитори по стандартите, които ви интересуват.

Свържете се с нас за пробен одит и консултация.

Подготовката за външен одит не е еднократна задача — тя трябва да бъде интегрирана в ежедневната култура на компанията.

С правилен контрол, добра документация, обучен персонал и навременно използване на модерни технологии, всяко производство може значително да намали риска от несъответствия и да преминава одитите с лекота.